Alles was Sie darüber wissen sollten
Erstattungsfähige Reisekosten setzen sich aus dem Verpflegungsmehraufwand, der Übernachtungspauschale und den anfallenden Fahrtkosten zu Auswärtstätigkeiten zusammen. Das bedeutet, wenn ein Angestellter eine Dienstreise im Auftrag seines Arbeitgebers unternimmt, dann können neben den Aufwendungen zur Übernachtung und Verpflegung auch die ihm entstandenen Fahrtkosten zurückerstattet werden. Eine genaue Berechnung der Kosten für jeden zurückgelegten Kilometer wäre sehr zeitintensiv, daher wurde die Kilometerpauschale eingeführt. In meinem folgenden Artikel erfahren Sie mehr darüber, was Sie hinsichtlich der Kilometerpauschale bei Ihren Dienstreisen beachten sollten.
Kilometerpauschale – Unter welchen Voraussetzungen kann sie geltend gemacht werden?
Es ist zu unterscheiden zwischen der Fahrt zur ersten Arbeitsstätte bzw. Tätigkeitsstätte und von Fahrten zu Auswärtstätigkeiten. Es wird eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Cent (ab 01.01.2021 € 0,35) je Kilometer pro Arbeitstag angesetzt, für das tägliche Pendeln vom Wohnsitz zur Arbeitsstelle. Jedoch darf die Pauschale für jeden Arbeitstag nur einmal für die einfache Strecke abgerechnet werden. Prinzipiell kommen Angestellte für die Kosten selber auf, aber sie können sich diese in der jährlichen Steuererklärung als Werbekosten absetzen.
Für beruflich veranlasste Fahrten außerhalb der Arbeitsstätte gilt die Kilometerpauschale, die vom Unternehmen in der Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden kann. Zum Beispiel fällt die Kilometerpauschale dann an, wenn der Angestellte die Dienstreise mit seinem eigenen Pkw unternimmt.
Sollte der Arbeitnehmer aber mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahren, dann würden die Reisekosten wahrscheinlich schon im voraus vom Unternehmen übernommen, da die Firmenkreditkarte bei der Buchung verwendet wurde. Oder die verauslagten Kosten können auch nachträglich in der Reisekosten- und Spesenabrechnung zurückerstattet werden.
Kilometerpauschale – Wird sie immer erstattet?
Eine Erstattung der Reisekosten ist vom Gesetzgeber nicht gesetzlich vorgeschrieben, es handelt sich dabei nur um einen Referenzwert des Bundesreisekostengesetzes. Somit haben Arbeitgeber die Möglichkeit einen niedrigeren Betrag auszuzahlen oder sogar vollkommen auf die steuerfreie Erstattung zu verzichten. Jedoch sollte es auch im Interesse des Unternehmers sein, etwas für das Betriebsklima zu tun, daher sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Reisekosten erstatten. Falls die verauslagten Fahrzeugkosten nicht vollständig oder nicht zurückerstattet werden, können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten von betrieblichen Reisen in der Steuererklärung als Werbekosten geltend machen.
Reiskosten-Apps zur Berechnung der Kilometerpauschale und sonstigen Reisekosten
Eine kilometerpauschale berechnen oder allgemein die Berechnung von Pauschalen, kostet den Dienstreisenden und auch der Finanzbuchhaltung viel Nerven und vor allem Zeit. Das genaue führen eines Fahrtenbuches, das Abtippen von Reisedaten in Formulare für eine Reisekostenabrechnung und die manuelle Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden sind mit erheblichen Aufwand verbunden.
Reisekosten-Apps ermöglichen es Unternehmen, das Spesen- und Reisekostenmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. Und die Mitarbeiter können von alltäglicher und wiederkehrender Kleinarbeit entlastet werden. Es kann die zurückgelegte Distanz und sämtliche Pauschalen mit einer intelligenten Reisekosten-App automatisch ermittelt werden.
